Comment se conformer au RGPD ?

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Depuis son entrée en vigueur en mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a profondément transformé la façon dont les entreprises collectent, stockent et utilisent les données personnelles. Voici un guide clair et concis pour vous aider sur comment se conformer au RGPD, étape par étape.

1. Comprendre ce qu’est une donnée personnelle

Avant toute chose, il est crucial de savoir ce que le RGPD entend par donnée personnelle. Il s’agit de toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique : nom, e-mail, adresse IP, empreinte digitale, etc.

 

2. Comprendre les principes clés du RGPD

Le RGPD repose sur 7 grands principes fondamentaux, que chaque entreprise doit respecter scrupuleusement :

• Licéité, loyauté et transparence : Les personnes doivent savoir quelles données vous collectez, pourquoi et comment. Exemple : un site e-commerce doit indiquer clairement pourquoi il demande une adresse email (ex. : pour l’envoi de la commande, ou pour la newsletter).

• Limitation des finalités : Vous ne pouvez utiliser les données que pour les finalités précises annoncées. Exemple : ne pas utiliser des emails collectés pour une facture afin d’envoyer des newsletters sans consentement.

• Minimisation des données : Collectez le strict nécessaire. Inutile de demander une date de naissance pour télécharger un livre blanc.

• Exactitude : Les données doivent être exactes et mises à jour régulièrement.

• Limitation de la conservation : Fixez une durée limite pour chaque type de donnée. Par exemple, les CV reçus ne doivent pas être conservés plus de 2 ans sans accord du candidat.

• Intégrité et confidentialité : Assurez une sécurité adaptée au niveau de risque : chiffrement, authentification, sauvegardes…

• Responsabilité : Vous devez être en mesure de prouver à tout moment votre conformité (registre, contrats, procédures…).

 

3. Faire un audit de vos traitements de données

Avant d’agir, il faut savoir où vous en êtes. Cela passe par la cartographie des traitements :

• Quelles données personnelles collectez-vous ?
• Pour quelles finalités ?
• Sur quel support sont-elles stockées ?
• Qui y a accès ?
• Combien de temps sont-elles conservées ?
• Sont-elles transférées à des tiers ou hors UE ?

Outil utile : la CNIL propose un modèle gratuit de registre de traitements.

 

4. Identifier les bases légales de vos traitements

Chaque traitement de données doit reposer sur une base juridique claire, parmi les 6 prévues par le RGPD :

Base légale	Exemple concret
Consentement	Inscription à une newsletter
Exécution d’un contrat	Livraison d’un produit acheté en ligne
Obligation légale	Conservation des factures à des fins comptables
Intérêt vital	Urgence médicale sur un salarié
Mission d’intérêt public	Statistiques dans un hôpital public
Intérêt légitime	Prévention de fraude, amélioration de services clients

Attention : le consentement doit être libre, éclairé, spécifique et univoque (cases à cocher, pas pré-cochées).

 

5. Mettre à jour vos documents juridiques

Il est essentiel d’adapter tous les documents qui encadrent la collecte et l’usage des données :

• Politique de confidentialité : claire, complète, visible (lien en pied de page, formulaire, etc.)
• Formulaires de contact et d’inscription : avec consentement explicite pour chaque finalité
• Cookies : bannière de consentement (obligatoire sauf pour les cookies strictement nécessaires)
• Contrats avec les sous-traitants : ajout de clauses de conformité RGPD

Exemple : votre prestataire marketing (agence d’emailing) doit s’engager à respecter le RGPD via un contrat écrit.

 

6. Renforcer la sécurité informatique

Le RGPD impose une protection « par défaut et dès la conception » (privacy by design & by default). Cela inclut :

• Des accès restreints aux données (droits d’accès par rôle)
• Un stockage sécurisé (chiffrement, hébergement en Europe)
• Des procédures de sauvegarde et de restauration
• Un mot de passe fort obligatoire
• Des audits de sécurité réguliers

Conseil : formez régulièrement vos collaborateurs à la cybersécurité et à la protection des données.

 

7. Mettre en place une gestion des droits des personnes

Les personnes dont vous traitez les données disposent de droits élargis, que vous devez être prêt à respecter :

• Droit d’accès : connaître les données collectées
• Droit de rectification : corriger une erreur
• Droit à l’effacement : demander la suppression
• Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format lisible
• Droit d’opposition : refuser le traitement à des fins de marketing
• Droit à la limitation du traitement

Vous avez 1 mois pour répondre à toute demande.

 

8. Désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO)

Le DPO est obligatoire dans certains cas, mais reste fortement recommandé pour toutes les structures manipulant des données sensibles ou en volume important.

Ses missions :

• Conseiller sur la conformité
• Contrôler les traitements
• Être le point de contact de la CNIL

Il peut être interne ou externe, selon la taille de l’entreprise.

 

9. Anticiper et gérer les violations de données

En cas de faille de sécurité ou fuite de données, vous devez :

• Avertir la CNIL sous 72 heures
• Informer les personnes concernées si le risque est élevé
• Documenter l’incident dans un registre

Préparez un plan de gestion des incidents avec des scénarios types (piratage, erreur humaine, perte de clé USB…).

 

10. Sensibiliser vos équipes

La conformité RGPD n’est pas qu’une affaire de juristes ou d’IT. Chaque collaborateur est concerné.

• Intégrez le RGPD dans l’onboarding
• Organisez des sessions de formation annuelles
• Diffusez des bonnes pratiques internes
• Affichez une charte informatique claire

 

11. Contrôler, mettre à jour, documenter

La conformité est un processus vivant. Il faut :

• Réaliser un audit RGPD tous les 1 à 2 ans
• Suivre l’évolution réglementaire (CNIL, jurisprudence)
• Documenter toutes vos actions de conformité (preuves, registres, contrats…)
• Adapter vos pratiques en cas de nouveaux outils ou traitements

 

Risques encourus en cas de non-conformité

Les sanctions peuvent être lourdes :

• Jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial
• Mise en demeure publique
• Perte de confiance des clients
• Atteinte à la réputation

 

Conclusion : le RGPD, une opportunité plus qu’une contrainte

Le RGPD n’est pas seulement une obligation : c’est aussi un levier de confiance, de transparence et de sécurité.

En vous mettant en conformité, vous protégez votre entreprise, vos clients, et vous construisez une image responsable, durable et respectueuse des droits fondamentaux.